Você sabe o que é um plano de contas?

O plano de contas é o cadastro estruturado de todos os tipos (também chamados de categorias) de receitas (entradas) e despesas (desembolsos), para posterior classificação de suas transações.

Para o controle financeiro, precisamos definir um plano de contas gerencial e não contábil, considerando que:

Despesas: todos os tipos de desembolsos, custos, perdas, pagamentos e também tudo aquilo que deixo de receber, como, por exemplo, um imposto retido de um faturamento ou uma taxa de comissão de venda em cartão de crédito.

Receitas: todos os tipos de recebimentos, entradas e tudo o que deixo de pagar, ao quitar a compra, como um imposto retido de um fornecedor ou um desconto recebido por antecipação de pagamento.

Você conhece a origem do seu dinheiro e como ele é efetivamente aplicado? Já pensou nos gargalos e “ralos”, pelos quais o dinheiro é desperdiçado? Todas as suas transações são devidamente classificadas e controladas? Consegue identificar os gastos prioritários, essenciais e os supérfluos?

Para que tenhamos análises consistentes e facilidade em identificar nossas fontes de receitas e destinos do dinheiro, o plano de contas precisa ser adequado ao tipo de controle financeiro (pessoal ou de um empreendimento), permitindo a classificação de todas as movimentações, isto é, o plano de contas gerencial deve ser o mais abrangente possível para a sua realidade.

Os tipos de despesas e receitas podem ser agrupados por semelhança e estruturados em árvore, isto é, podemos criar subdivisões dos tipos, de acordo com a necessidade. Aproveitando conceitos da contabilidade, estamos falando dos tipos analíticos (utilizados para a classificação dos lançamentos) e sintéticos (que totalizam os seus subtipos), oferecendo uma visão consolidada.

Veja no exemplo abaixo, uma amostra de estrutura com tipos e subtipos de despesas:

Ao classificarmos um lançamento de R$ 300,00 com o tipo Telefonia Fixa e outro de R$ 500,00, em Telefonia Móvel, o controle (por um sistema ou em planilhas) já deve indicar um total de R$ 800,00 em Telefonia, pois Telefonia Fixa e Telefonia Móvel são subdivisões de Telefonia.

Podemos afirmar que um plano de contas bem estruturado é o grande segredo da gestão financeira. É o plano de contas adequado e a classificação correta dos lançamentos que permitem avaliarmos de onde vem e para onde vai o nosso dinheiro.

Conhecer os tipos de despesas e receitas é o ponto de partida para a organização e controle das finanças.

Alguns softwares, como o Finance da Paiva Piovesan, já oferecem modelos prontos de plano de contas, que precisam apenas de algumas adaptações para sua realidade.

Mas, se desejar criar as suas próprias classificações, podemos ajudar.

Anote todos os tipos de gastos que você acha possui. Seguem exemplos:

• Advogados

• Água

• Alimentação, Lanches e Refeições

• Aluguel

• Cartório

• Comissão Cartão

• Condomínio

• Contabilidade

• Despesas Colaboradores

• Impostos e Taxas

• Taxa de Licenciamento

• Investimentos

• Despesas com Sócios

• Distribuição de Lucro

• Despesas Comunicação

• Energia Elétrica

• Livros, Jornais e Revistas

• Material de Escritório e Limpeza

• Tarifas Bancárias

• Veículos

• Viagens

Anote todas as suas fontes de receitas. Seguem exemplos:

• Receitas Não Operacionais

• Doações Recebidas

• Receitas de Empréstimos

• Receitas de Retenções

• Receitas Financeiras

• Rendimentos Aplicações Fundos

• Recuperação de Despesa

• Receitas Operacionais

• Receitas com Aluguéis

• Receitas Prestação de Serviços

• Receitas Vendas

Organize, esses tipos acima, agrupando-os por suas semelhanças, tais como: Operacionais e Não Operacionais; Fixas e Variáveis; Diretas e Indiretas e outros, conforme sua demanda. Lembre-se que essa estrutura será muito importante, quando da realização de análises.

Levante as notas fiscais registradas (recebidas e emitidas), bem como todas as entradas e saídas de seu extrato bancário, de um determinado período recente, de um a três meses.

Verifique se encontra classificação adequada para todas as transações levantadas daquele período.

Em caso positivo, parabéns! Você conseguiu criar um plano de contas adequado. Em caso negativo, adicione as classificações necessárias, até que contemple todas as transações.

Sugerimos que evite termos muito genéricos, como “Outros” ou “Diversos”, já que este tipo de classificação não permite identificar a real natureza da transação. Evite, também, nomes próprios de empresas ou pessoas físicas, já que o objetivo é determinar o que é a receita ou despesa e não de que quem ou para quem.

Após o início dos lançamentos e classificações, evite grandes alterações no seu plano de contas, para que não se perca a referência histórica.

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