Dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas? Nós temos as respostas!
NFe, NFSe, NFCe, XML, Danfe, RPS, CFOP, NCM... São tantas siglas que podem gerar confusão e muitas dúvidas, não é? Você conhece estes termos? Já sabe os seus significados e para que servem?
A [4ª DA GESTÃO] de hoje foi preparada exatamente para responder as suas principais dúvidas em relação às notas fiscais eletrônicas. Vamos apresentar ainda uma alternativa para que você possa simplificar o processo de geração destes documentos.
Veja, a seguir, as perguntas e respostas mais frequentes sobre o assunto:
Por que precisamos entender sobre a geração de notas fiscais eletrônicas?
De acordo com a Lei 8.846, de 1994, toda receita deve ser formalizada por meio de um documento reconhecido pela lei. A geração de documentos fiscais é uma obrigação legal de qualquer empresa que comercialize produtos ou serviços, regulariza e comprova todas as negociações de uma empresa, salvo quando há isenção por lei (o que é raro).
Além de obrigatória, a emissão da nota fiscal é uma das principais garantias de que a empresa está atuando legalmente e cumprindo o pagamento de seus tributos corretamente, representa a formalização do negócio para todas as partes envolvidas: governo, fornecedores, clientes ou consumidores.
Empresas que não cumprem devidamente esta obrigação legal estão sujeitas a penalidades, como multas, restrição das atividades e, em casos extremos, podem gerar a prisão de seus representantes legais. Afinal, sonegar impostos é crime.
Quem deve emitir notas fiscais?
Praticamente todos os tipos de negócios que realizam operações comerciais são obrigadas a emitir notas fiscais, tais como:
Microempreendedores Individuais - MEI (obrigação de emitir notas fiscais quando seu cliente é uma pessoa jurídica)
Microempresas - ME
Empresas de Pequeno Porte - EPP
Empresas Optantes pelo Simples Nacional
Empresas enquadradas nos regimes de tributação Lucro Real e Lucro Presumido
Pessoas físicas (em determinados casos)
A emissão de nota fiscal é opcional quando envolve uma relação comercial entre uma pessoa jurídica MEI e uma pessoa física, desde que o consumidor não solicite o documento.
Para alguns tipos de transações, como locação de bens móveis e imóveis ou a prestação de serviços médicos e odontológicos, é possível a emissão de recibos ou documentos equivalentes, em substituição às notas fiscais. Entretanto, recomenda-se consultar o seu contador para validar as normas de seu município.
Outra exceção ocorre em compras e vendas de imóveis, que apresentam um registro próprio, a escritura.
O que são e quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
Notas fiscais eletrônicas são documentos digitais, emitidos e armazenados eletronicamente, com o intuito de registrar, para fins fiscais, uma transação comercial ou prestação de serviços. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor (garantia de autoria e de integridade) e a autorização de uso fornecida pelo fisco.
São três os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes:
NFe - Nota Fiscal Eletrônica:
Utilizadas para formalizar operações de circulação de mercadorias e algumas prestações de serviços, ou seja, é o documento geralmente utilizado para a comercialização de produtos físicos, quando se trata de uma NFe de saída.
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.
A geração de NFe de entrada é exigida para empresas que realizam a importação de produtos, para entrada das mercadorias no Brasil e o recolhimento dos impostos devidos na operação.
Normalmente, a NFe é gerada por meio de um software que oferece recursos específicos para comunicação com os servidores (webservices) da SEFAZ de cada estado.
NFSe - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica:
Documento a ser emitido sempre um há prestação de serviços com incidência de ISS (Imposto sobre Serviços). A NFSe tem a finalidade de formalizar e comprovar as operações de prestação de serviço, sendo uma exigência do município em que o serviço é executado. Pode ser gerada por portais disponibilizados pelas prefeituras ou por meio de sistemas emissores, que apresentam funcionalidades de comunicação com os servidores públicos municipais.
NFCe - Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica:
A NFCe é o tipo de documento a ser gerado quando há uma venda de uma mercadoria para o consumidor final, substituindo, portanto, os antigos cupons fiscais, amplamente utilizados no comércio varejista.
Quais os requisitos para a emissão de notas fiscais eletrônicas?
Cada tipo de nota fiscal eletrônica apresenta sua regulamentação, mas todos exigem que a empresa emissora:
Seja registrada no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, ou seja, que seja formalizada com um número de CNPJ;
Utilize uma assinatura eletrônica, isto é, possua um certificado digital oficial, emitido por instituições autorizadas;
Esteja conectada à Internet, por se tratar de um documento digital.
Para a emissão de uma NFe, é necessário que a empresa seja contribuinte do ICMS, apresentando uma inscrição estadual registrada, seja credenciada junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado e utilize um software emissor compatível.
Quanto aos dados obrigatórios a serem informados, a NFe apresenta:
Número do documento
Dados de identificação do emissor
Datas de emissão e entrada
CFOP - Código Fiscal de Operações e Prestações (do documento ou por produto)
Dados cadastrais completos do cliente ou consumidor (nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço completo, telefone, e-mail)
Informações sobre as mercadorias vendidas: código, descrição, unidade de medida, quantidade, valor unitário, valor total, peso líquido e bruto, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CST (Código de Situação Tributária), base de cálculo, alíquotas e valores de impostos (em especial, ICMS e IPI)
Informações sobre o frete
Informações sobre impostos incidentes na operação
Forma de pagamento negociada
Para a geração de NFSe, a pessoa jurídica ou física deve ser contribuinte do ISS (Imposto sobre Serviços), possuir um número de inscrição municipal, ser credenciada no sistema próprio da prefeitura de seu município e utilizar um sistema compatível (oferecido pelo município ou integrado ao mesmo). Cada prefeitura é livre para criar seu sistema próprio para a geração dos documentos fiscais ou pode optar por utilizar o padrão nacional desenvolvido e regulamentado pela Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais).
Em geral, para gerar uma NFSe, deve-se informar:
Número do documento
Dados de identificação do emissor
Datas de emissão e competência
Código de Tributação no Município
Subitem Lista de Serviços (definidos pela prefeitura)
Natureza da Operação
Município de incidência do ISS
Regime de Tributação do emissor
Dados cadastrais completos do cliente ou consumidor (nome ou razão social, CPF ou CNPJ, inscrição municipal, endereço completo, telefone, e-mail)
Discriminação dos serviços
Valor total dos serviços e valor líquido
Carga tributária aproximada (informação obrigatória para alguns tipos de serviços)
Retenções de impostos federais e municipais
Forma de pagamento negociada
Antes de gerar uma nota fiscal eletrônica, faz-se necessário entender o enquadramento fiscal da empresa e a tributação (incidência de impostos) aplicada em cada operação realizada. As regras de tributação são muito amplas e variáveis, conforme o ramo de atividade, o tipo de produto ou serviço comercializado e, em alguns casos, o cliente comprador das mercadorias ou tomador de serviços. Solicite orientações precisas ao seu contador, para a correta emissão dos documentos fiscais, o que evitará transtornos futuros com o fisco.
O que é certificado digital?
O certificado digital é é a identidade eletrônica de uma pessoa física ou empresa, que funciona como uma carteira de identificação virtual e permite assinar documentos de maneira digital, à distância. Esta assinatura digital é uma autenticação que apresenta o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
A maneira como o certificado digital comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica é praticamente inviolável, por utilizar chaves criptográficas que não se repetem, fazendo com que a assinatura digital seja aceita legalmente.
Algumas operações, como a geração de nota fiscal eletrônica, exigem o certificado digital, como maneira de garantir a autenticidade da informação, tais como: geração e transmissão de arquivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), inclusive o eSocial, algumas transações bancárias, fazer login em ambiente seguro, como portais do Governo e outros.
Há suas categorias de certificado digital: tipo A (subdividido em A1 e A3) e S. Os certificados digitais A1 e A3 permitem a identificação do assinante, confirmar a não adulteração de um documento e a autenticação de uma operação, se diferenciando por sua validade, de 1 ou 3 anos, respectivamente.
Já o certificado do tipo S é utilizado para garantir o sigilo de informações, garantindo que sejam acessadas somente por quem for autorizado.
Para a geração de notas fiscais eletrônicas, geralmente recomenda-se a utilização do certificado do tipo A1, apesar de que este apresenta uma validade mais curta. Isso, porque a opção pode ser instalada em vários dispositivos simultaneamente, permite importação por softwares de emissão de notas fiscais e oferece mais agilidade para o usuário (dispensa a utilização de Token de autenticação e não requer a inserção de senha a cada uso, o que geraria risco de perda do certificado por erros repetidos na digitação desta senha).
O que é XML da NFe ou NFSe?
XML é a a versão digital oficial da nota fiscal, um formato universal de arquivo eletrônico, padronizado em todo o Brasil, que armazena as informações obrigatórias do documento, para que seja interpretado por sistemas informatizados, como o Webservice da SEFAZ de cada estado e os sistemas próprios de geração e importação de notas fiscais.
Trata-se do formato oficial da nota fiscal eletrônica, que comprova as operações e deve ser mantido armazenado pelo tempo estipulado por lei.
Por quanto tempo a empresa deve armazenar o XML das notas fiscais eletrônicas?
De acordo com a legislação, o XML da NFe deve ser armazenado eletronicamente por 5 (cinco) anos mais o ano vigente. A obrigação se faz necessária em caso de fiscalização da Receita Federal ou em caso de troca do produto.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, isto é, um documento impresso (ou em PDF), que apresenta as informações contidas na NFe, de maneira legível para as pessoas, tendo em vista que o XML requer um software específico para leitura de seus dados.
O documento é muito utilizado na circulação de mercadorias, já que deve acompanhá-las em todo o processo logístico. Um caminhão não pode transportar as mercadorias sem os DANFEs correspondentes e o transportador pode ser multado em caso de não apresentar estes documentos em uma possível fiscalização.
Vale ressaltar que o DANFE não substitui o XML da nota fiscal eletrônica, sendo apenas uma versão impressa e simplificada do documento, permitindo que as informações sejam visualizadas e, se necessário, validadas em uma consulta ao sistema do governo, via Internet.
O que é RPS?
RPS é também uma sigla, para Recibo Provisório de Serviços, utilizado em situações emergenciais, quando é necessário emitir uma NFSe em um determinado momento, quando não for possível transmitir e autorizar a nota fiscal de serviços no sistema da prefeitura.
Assim que possível, o RPS deve ser convertido em NFSe, para que tenha validade. Nem todas as prefeituras permitem a utilização de RPS, o que deve ser confirmado com a contabilidade.
Como enviar as notas fiscais eletrônicas para o seu cliente?
As notas fiscais eletrônicas podem ser enviadas ao cliente por e-mail, contendo tanto o XML da nota fiscal, quanto o DANFE (ou documento similar, utilizado para o faturamento de serviços).
Há sistemas informatizados que facilitam, e muito, a geração de documentos fiscais e o envio dos mesmos aos clientes, oferecendo ganhos perceptíveis de produtividade neste processo. O Business V20, solução da Paiva Piovesan, é um destes sistemas que simplificam seu faturamento.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
Em alguns momentos é necessário cancelar uma nota fiscal eletrônica, por algum motivo, como uma devolução, rejeição ou desistência do cliente, um erro em alguma informação necessária e outros.
Se o negócio foi desfeito, o cancelamento é fundamental para que você não pague mais impostos do que o devido, isto é, para que os impostos incidentes no documento não sejam contabilizados, se não houver receita correspondente.
Para a NFe, o cancelamento pode ser realizado com facilidade em até 24 horas da emissão. Neste caso, o sistema emissor da nota fiscal deve oferecer uma opção de cancelamento, permitindo transmitir a solicitação à SEFAZ, também autenticada com a assinatura digital e retornar a autorização de cancelamento.
Se houver a necessidade de cancelar a nota fiscal fora deste prazo, o contribuinte deverá entrar em contato com a SEFAZ do seu estado e solicitar o cancelamento extemporâneo da NFe. Após análise do processo, a SEFAZ efetua a autorização, e um novo prazo para realizar o cancelamento será aberto à empresa.
Para o cancelamento da NFSe, o processo é bem semelhante, porém a comunicação será entre o software emissor do documento e o sistema da prefeitura municipal em que a nota foi gerada. Os portais de geração de NFSe, oferecidos pela prefeitura, em geral, permitem o acesso autenticado e o cancelamento direto.
Os prazos de cancelamentos de NFSe, entretanto, costumam ser mais flexíveis, conforme previstos em regulamentação própria de cada município. As NFSe geradas em Belo Horizonte (MG), por exemplo, podem ser canceladas enquanto o ISS não for recolhido, desde que não tenha ultrapassado o prazo de 6 meses contados a partir da data de emissão do documento.
Como simplificar o processo para geração de notas fiscais eletrônicas?
Seu processo de faturamento pode ser facilitado quando há a utilização de uma solução inovadora, eficiente, segura e integrada.
A Paiva Piovesan oferece a solução ideal para simplificar a geração de notas fiscais e a administração de sua empresa: o módulo administrativo, Business V20, que permite a gestão de todos os processos de negócios!
O Business V20 permite a inclusão de módulos adicionais para a geração NFe e NFSe (consulte municípios disponíveis), para automatizar o processo, com recursos que facilitam o lançamento e geração dos documentos, tais como:
Cadastro de clientes, fornecedores e outros;
Cadastro de produtos e serviços;
Definição de classes de impostos personalizadas para a tributação adequada;
Configurações padrões para a geração dos documentos;
Geração de notas fiscais a partir de um atendimento registrado ou proposta;
Controle de estoque de comercialização, consumo, patrimônio e consignados;
Gestão de faturamentos recorrentes, por controle de contratos;
Importação de notas fiscais emitidas contra a empresa;
Integração com módulo financeiro, Finance V20;
E muito mais...
Conheça o Business V20 e todas as soluções da Paiva Piovesan, geradas para simplificar sua gestão.
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