10 razões para trocar, imediatamente, suas planilhas em Excel por um software financeiro!
Se você é um(a) "planilheiro(a)", daqueles(as) que criam planilhas para tudo, provavelmente utiliza esta ferramenta também para controlar as finanças. O Excel é muito utilizado por gestores financeiros de pequenos negócios, devido à familiaridade com o programa, a flexibilidade para personalização e o baixo custo direto (está disponível na maioria dos computadores pessoais e empresariais, sendo acessível para muitas pessoas).
Mas será que esta opção não se enquadra dentre aquelas em que "o barato que pode custar muito caro"? Você acredita que as informações de sua planilha em Excel são 100% confiáveis?
Concordamos que se trata de uma ferramenta muito útil, para várias tarefas... Mas será que não está na hora de evoluir sua gestão para que seu negócio tenha espaço para crescer?
Para te ajudar a não perder mais tempo e dinheiro, listamos, aqui, 10 motivos incontestáveis para que você troque, desde já, suas planilhas por um software de gestão financeira... E o porquê de escolher o NEXT Finance, como a solução que você procurava!
1. Seu tempo vale muito!
A utilização de um software para gestão financeira, como o NEXT Finance, permite automatizar tarefas repetitivas, economizando seu tempo, que pode ser dedicado a atividades mais estratégicas e o crescimento de sua empresa!
Alimentar planilhas, organizar as informações, criar fórmulas e vínculos consome muito tempo e retrabalho seu e de sua equipe, que poderiam se ocupar com tarefas mais relevantes para os resultados do negócio.
Dentre diversas funcionalidades de automação, o NEXT Finance permite cadastrar suas despesas e receitas periódicas, por exemplo, reduzindo, consideravelmente, o tempo para lançamento de suas transações rotineiras.
2. Planilhas em Excel são menos precisas e mais propensas a erros.
Softwares financeiros são projetados para precisão, reduzindo significativamente o risco de erros, frequentemente ocorridos no Excel, tanto em registros quanto nos valores calculados por fórmulas criadas pelos usuários.
Um número digitado incorretamente pode gerar um grande prejuízo para o negócio. Uma função indevida utilizada pode distorcer seus resultados.
O NEXT Finance oferece recursos para automação, integração, conferências e auditoria, o que contribui para a precisão de seus dados e análises.
3. Você não precisa ser um expert em Excel para obter análises estratégicas avançadas em um software financeiro.
Os usuários avançados de Excel precisam dominar fórmulas complexas, funções, tabelas dinâmicas, vínculos entre tabelas e planilhas, para que consigam extrair as informações relevantes e consolidadas dos seus dados. Um software financeiro te oferece todas estas respostas em poucos cliques, com muita facilidade.
No NEXT Finance, a informação é registrada uma única vez e seus desdobramentos permitem o controle das movimentações, auditoria, filtros rápidos e análises estratégicas, como o fluxo de caixa, em tempo real.
4. Sua planilha não permite integração bancária e entre sistemas.
Os softwares financeiros podem integrar dados de várias fontes, fornecendo uma visão consolidada e em tempo real das finanças da empresa, algo difícil de alcançar no Excel. É possível integrar seu software financeiro com sistemas dos bancos, da contabilidade, sistemas de vendas e folha de pagamentos.
O NEXT Finance, por exemplo, oferece recursos de integração bancária para conciliação de extrato de contas correntes, geração de boletos bancários, de arquivos de pagamentos e PIX para recebimento.
A opção Fortune do NEXT Finance oferece o Finance Invest, que permite integração para importação de notas de corretagem e de proventos, atualização de marcação a mercado e cotações, permitindo o controle total dos investimentos em renda variável.
E ainda pode ser integrado a sistemas de gestão de compras, vendas e faturamento, como o módulo Business, automatizando os registros das transações.
5. Planilhas não te proporcionam os mesmos insights que as que os softwares financeiros.
Softwares oferecem inteligência para seu negócio, facilitando a classificação das transações e gerando análises estratégicas e relatórios detalhados e personalizados, dificilmente obtidos por meio de recursos básicos de gráficos e tabelas do Excel.
O NEXT Finance tem como um dos seus destaques, a análise estratégica de fluxo de caixa, em tempo real e gerada em instantes, tornando muito fácil o controle de disponibilidade de recursos ao longo do tempo e a tomada de decisões ágeis e mais assertivas, baseadas em resultados reais.
Além de classificar suas transações por tipos de despesas ou receitas de um plano de contas gerencial e personalizável, o NEXT Finance permite a classificação e análises por centros de custos (ou resultados), que permite gerir projetos, eventos, unidades, áreas ou outras subdivisões do negócio, avaliando os resultados individuais e consolidados.
6. Um software financeiro te ajuda a não perder dinheiro.
Softwares de gestão financeira geralmente oferecem alertas ou lembretes, para que você não perca os prazos para pagamento de suas contas, evitando gastos adicionais com multas e juros pelo atraso. Além disso, facilita a gestão de contas a receber, reduzindo a inadimplência e prejuízos gerados.
O NEXT Finance permite o controle avançado de contas a pagar, para que mantenha os pagamentos em dia. Além disso, há uma facilidade avançada para a geração de arquivos de pagamentos (consulte bancos compatíveis), com a opção de controle de aprovação por alçadas, para automatizar os processo de pagamentos dos fornecedores no banco e também para que não ocorra nenhuma fraude ou gasto duplicado (o que pode ocorrer quando a operação é toda manual).
Para o controle total de contas a receber, o NEXT Finance permite o cadastro de Receitas Periódicas e a geração de boletos bancários (consulte bancos compatíveis) e PIX, para facilitar a cobrança e recebimento de seus clientes. Ao acompanhar diariamente seus recebíveis, é possível tratar os casos de inadimplência com mais agilidade.
7. São necessárias várias planilhas (geralmente, não vinculadas) para o controle de todo o patrimônio financeiro de uma empresa.
Se você deseja centralizar todas as informações financeiras em um único local, para ter uma visão completa do seu patrimônio, não vai querer continuar utilizando planilhas. O controle em Excel passa a ser praticamente inviável ou muito dispendioso, quanto maior é o patrimônio financeiro da empresa ou mais complexas são as operações.
Uma solução para a gestão financeira poderá reunir todas as suas movimentações de contas correntes, caixa, investimentos, financiamentos, empréstimos, cartões de crédito, orçamentos financeiros e provisionamentos (contas a pagar e contas a receber), proporcionando um panorama global das finanças.
O NEXT Finance, por exemplo, oferece recursos para controles ilimitados de todos os tipos de contas, em diferentes instituições e moedas, com todo o histórico registrado, para que seja consultado e analisado, quando precisar. Cadastros prévios e classificações personalizáveis facilitam os lançamentos, que podem ser confrontados com o orçamento planejado.
Em uma única plataforma, é possível definir seu planejamento financeiro, por meio de cadastros de orçamentos por centro de custos e conferir seu desempenho, em tempo real, com a Análise Orçado X Realizado.
8. Sistemas financeiros ajudam a otimizar recursos e eliminar papéis.
Gerir finanças por planilhas requer a manutenção de documentos impressos (notas boletos, comprovantes de pagamento e outros), bem como diversos arquivos físicos para organizá-los, o que consome seus recursos (tempo, espaço, materiais) da empresa e do planeta.
O NEXT Finance oferece uma ferramenta para anexar, às transações, arquivos digitais, em quaisquer formatos. Assim, é possível anexar documentos fiscais (Danfe's, XML de notas e outros), boletos, contratos, comprovantes e o que mais precisar. Este processo favorece a auditoria de movimentações e os documentos ficam acessíveis aos interessados, onde quer que estejam.
9. Com softwares financeiros, você pode gerir suas finanças quando quiser e de onde estiver!
Geralmente, as planilhas de controles das empresas ficam armazenadas em um servidor ou nos equipamentos dos próprios operadores, restringindo o acesso remoto. Em contraposição, muitos softwares financeiros funcionam em nuvem e têm aplicativos móveis, permitindo que você acesse suas informações financeiras em qualquer lugar.
A recente pandemia do Covid-19, por exemplo, impôs o isolamento e nos demonstrou a importância da virtualização dos negócios, sendo necessário recorrer a ferramentas virtuais para que a manutenção de algumas atividades empresariais básicas. Empresários que utilizavam apenas planilhas para a gestão financeira tiveram grandes dificuldades para a adaptação.
O NEXT Finance, por sua vez, é uma plataforma em nuvem, com funcionamento 100% web, que oferece também um aplicativo para facilitar o acesso via smartphones (iOS ou Android). Com o NEXT Finance, você manterá seu controle financeiro sempre a mão, onde e quando quiser, precisando apenas de um dispositivo com acesso à Internet.
10. Planilhas em Excel são muito vulneráveis e não permitem acesso multiusuário.
Os computadores pessoais e empresariais, em que as planilhas geralmente ficam armazenadas, são muito mais vulneráveis a ameaças cibernéticas e violação de dados financeiros. Softwares financeiros, como o NEXT Finance, geralmente têm medidas de segurança robustas para proteger os dados financeiros da empresa.
Além disso, o trabalho colaborativo e em equipe é inviabilizado, quando as planilhas são utilizadas como ferramenta de trabalho, já que estas não permitem acessos simultâneos por múltiplos usuários.
Softwares financeiros, como o NEXT Finance, permitem o acesso multiusuário, isto é, vários membros da equipe podem acessar e atualizar os dados financeiros, melhorando a colaboração, trabalho em equipe e a transparência.
A segurança do NEXT Finance é garantida com a autenticação de acesso com login e senha, bem como definição de permissões por usuário, pelo gestor. Assim, cada usuário conseguirá consultar e operar somente as contas e dados que lhe são permitidos.
Em resumo, a troca de planilhas em Excel por um software financeiro, como o NEXT Finance, pode melhorar significativamente a gestão de suas finanças, economizar tempo e fornecer insights mais valiosos para tomar decisões mais assertivas.
Não perca mais tempo e dinheiro!
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