Conciliação Bancária: Garantindo a precisão de seus dados financeiros!
Atualizado: 27 de jun. de 2023
Controlar o dinheiro de terceiros é uma responsabilidade enorme. Quando se trata dos recursos financeiros de uma empresa, mesmo que você seja o dono, a preocupação é redobrada, por três motivos principais:
- Quando o dinheiro não é seu (é da empresa), cada centavo movimentado deve ser considerado, inclusive para a prestação de contas;
- Geralmente, há um volume maior de transações e registros em uma empresa, quando comparamos com as finanças de pessoas fÃsicas, assim o controle precisa ser ainda mais rÃgido e rotineiro;
- As empresas possuem obrigações contábeis e fiscais relacionadas com as movimentações financeiras, sendo que o descumprimento ou o descontrole podem gerar multas e grandes prejuÃzos para o negócio.
Sendo assim, a eficiência na gestão financeira é considerada um dos pilares do sucesso do negócio e pode ser considerada uma vantagem competitiva para a empresa. E uma ferramenta indispensável para o controle financeiro assertivo é a conciliação bancária: a rotina de comparar e ajustar os registros financeiros internos de uma empresa com as informações apresentadas nos extratos bancários, garantindo a exatidão da informação e dos valores.
Ao realizar a conciliação bancária regularmente, as empresas podem identificar e corrigir discrepâncias entre seus registros internos e as transações efetivamente realizadas no banco. Essas diferenças podem ser ocasionadas por erros de lançamento, transações indevidas, pagamentos não autorizados ou até mesmo por fraudes. Ao detectar as irregularidades, os gestores conseguem agir rapidamente para corrigir a situação, evitando prejuÃzos financeiros e protegendo-se de eventuais danos.
Além disso, a conciliação bancária permite confirmar recebimentos e pagamentos, registrar transações não previstas e atualizar os saldos das contas, garantindo a integridade, confiabilidade e a precisão dos controles. Com isso, é possÃvel tomar decisões estratégicas, com mais embasamento e assertividade.
Se você é do tempo em que os cheques eram uma das principais formas de pagamento utilizadas, deve se lembrar de quando precisava conferir os canhotos dos talões para validar se o cheque já tinha sido descontado e se o valor debitado estava correto. Esta conferência nada mais é que uma conciliação, porém manual e restrita aos pagamentos efetuados com cheques. Quando estendemos esta conferência para todas as movimentações da conta, estamos realizando a conciliação bancária.
Conciliar, portanto, é comparar, conferir e validar os registros financeiros da empresa, em função das movimentações reais apresentadas nos extratos bancários.
3 motivos importantes para fazer a conciliação bancária:
A conciliação bancária é fundamental para a gestão financeira de uma empresa, porque permite:
Detecção de erros e fraudes: Ao conciliar as contas, podemos identificar e corrigir discrepâncias entre os registros internos da empresa e as transações efetivamente realizadas nos bancos, evitando prejuÃzos financeiros para a empresa. Tais diferenças podem ser causadas por erros, falhas de lançamento, tarifas bancárias e pagamentos indevidas ou até mesmo fraudes.
Controle financeiro e gestão de caixa: A conciliação bancária proporciona um controle mais efetivo, permitindo acompanhar de perto as entradas e saÃdas de dinheiro. Assim, é possÃvel conferir se todos os recebimentos foram devidamente registrados e se os pagamentos foram efetuados, evitando inadimplência e atrasos. Com a conferência e validação, pode-se obter uma visão exata do fluxo de caixa, para a tomada de decisões mais embasadas sobre investimentos, pagamentos e planejamento financeiro.
Confiabilidade das informações: Ao comparar os dados internos com as movimentações efetivamente ocorridas em sua conta, é possÃvel identificar e corrigir inconsistências, garantindo a integridade e a precisão das informações financeiras, fundamentais para a elaboração de relatórios e análises confiáveis e cumprimento de obrigações fiscais e legais.
Como a tecnologia pode ajudar no processo de conciliação bancária?
Inserir, conferir, validar transações podem ser tarefas bastante trabalhosas, se você não conta com a tecnologia e seus recursos, que simplificam e automatizam os processos. Além de moroso, executar estes processos manualmente pode significar maior incidência de erros, enganos e retrabalho.
Contar com uma solução tecnológica pode facilitar, e muito, seu trabalho! Softwares financeiros, como o NEXT Finance ou o Finance V20, oferecem recursos que simplificam a conciliação bancária, bem como todos os seus demais processos financeiros. Afinal, para obtermos sucesso na gestão e alcançarmos nossos objetivos, é essencial mantermos todos os registros atualizados, reais e exatos.
O NEXT Finance, por exemplo, é compatÃvel com os principais bancos brasileiros para a conciliação de extrato de contas correntes:
Para conciliar suas contas correntes, basta exportar, do Internet Banking, o extrato de movimentações de determinado perÃodo, no formato *.OFX e importá-lo para o NEXT Finance, utilizando o menu "Integrações" - "Conciliar Extrato" de sua carteira.
Este processo é ainda mais rápido para os correntistas pessoas jurÃdicas do Banco Inter, que podem configurar a conta no NEXT Finance para a integração com o sistema do banco (via API), pois permite a importação direta do arquivo do extrato, eliminando a necessidade de acessar o Internet Banking para este fim.
Veja como importar seu extrato e conciliar sua conta corrente no NEXT Finance:
A. 1) Passo a passo padrão para importação do arquivo OFX do extrato bancário (exceto para correntistas PJ do Banco Inter):
1. No Internet Banking de seu banco, acesse seu extrato de contas correntes por perÃodo e salve, em um diretório de sua preferência do seu computador, o arquivo em formato *.OFX (compatÃvel com o NEXT Finance).
Há variações por instituição quanto ao local em que o arquivo do extrato é encontrado, assim como o perÃodo disponibilizado de movimentações. Recomenda-se buscar a opção de exportar o extrato em outros formatos ou solicitar o extrato por perÃodo, para, em seguida, exportar no formato adequado (*.OFX).
2. Pressupondo que sua conta corrente já foi devidamente cadastrada em sua carteira do NEXT Finance e que o banco informado é compatÃvel para a conciliação de extrato de contas correntes, acesse o menu "Integrações" - "Conciliar Extrato", localize a conta a ser conciliada e clique em "Importar":
3. Encontre e selecione o arquivo OFX, exportado do Internet Banking para seu computador. É possÃvel arrastá-lo para a tela ou clicar para adicionar o arquivo. Em seguida, clique em "Importar".
4. O cartão da conta corrente a ser conciliada será reposicionado em primeiro lugar e apresentará a informação de que há uma conciliação pendente a ser efetuada. Clique em "Iniciar":
A.2) Passo a passo para configuração e importação do arquivo OFX do Banco Inter, para correntistas PJ:
1. Para configurar o NEXT Finance, é necessário gerar um certificado digital no Internet Banking do Banco Inter, que permitirá a integração entre os sistemas. Para tanto, acesse sua conta Inter Empresas, pelo navegador, clique em "Conta Digital" e, na seção "Aplicações", selecione a opção "Nova aplicação":
Preencha as informações solicitadas pelo Inter e siga as instruções do site até que possa baixar as chaves e certificado de sua conta. Estes arquivos serão utilizados na configuração da conta corrente no NEXT Finance.
Vale reforçar que o banco oferece o recurso somente para contas correntes Inter Empresas, portanto ainda não é possÃvel fazer a integração direta para contas de pessoas fÃsicas.
2. Para configurar a sua conta corrente do Banco Inter e importar o extrato via API, acesse o menu "Contas" - "Contas Correntes". Entre na conta corrente cadastrada do Banco Inter, clique no botão de mais opções (...) e selecione "Editar conta":
No cadastro da conta, vá até a seção "Conexão Banco API", importe o certificado e informe os dados gerados no Internet Banking (passo 1): "Cliente ID", "Cliente Secret" e "Senha do Certificado". Lembrando que esta seção apenas será visualizada em contas correntes do Banco Inter.
Clique em "Salvar", no fim desta página.
3. Para importar o extrato, acesse o menu "Integrações" - "Conciliar Extrato", localize a conta corrente do Inter a ser conciliada e clique em "Importar":
Na janela que será aberta, clique em "Conexão Banco API":
Aguarde o processamento, até que apareça a mensagem "Arquivo pronto para conciliação" e clique em "Fechar":
4. O cartão da conta corrente do Banco Inter será reposicionado em primeiro lugar e apresentará a informação de que há uma conciliação pendente a ser efetuada, bem como o perÃodo de transações importadas. Clique em "Iniciar":
B) Passo a passo para realizar a conciliação de extrato de conta corrente:
Após importar o arquivo OFX e clicar em Iniciar, a seguinte tela será visualizada:
Conforme alerta no canto superior direito da página, enquanto o processo de conciliação estiver em execução, a conta corrente envolvida ficará bloqueada para operações, assim como as contas a pagar, a receber e em cobrança, mas todas as contas poderão ser acessadas para consultas.
No quadro à esquerda, serão visualizados os registros que foram importados do extrato OFX da conta corrente. Já o quadro à direita apresenta os lançamentos já registrados em contas (corrente, a pagar, a receber ou em cobrança, conforme seleção) do NEXT Finance. Clique no campo de seleção para alternar a conta dos lançamentos a serem apresentados.
É possÃvel associar um registro do extrato com uma transação já existente em uma das contas do NEXT Finance ou importar movimentações ocorridas no banco e ainda não registradas no NEXT Finance, tais como: tarifas bancárias, aplicações ou resgates automáticos, receitas ou despesas ainda não identificadas etc.
Associe as transações correspondentes:
Selecione o registro do extrato (à esquerda) e o lançamento do NEXT Finance (à direita) correspondentes e clique em "Associar". Após a associação, será apresentada uma marcação de conciliado nas transações.
É possÃvel conciliar múltiplos registros do extrato com um lançamento do NEXT Finance e vice-versa, um registro do extrato com múltiplos do NEXT Finance. Vale observar que a marcação será diferente e que o sistema indicará e registrará quaisquer divergências de valores. Para selecionar múltiplos registros, mantenha pressionado o Ctrl ou o Shift de seu teclado, enquanto seleciona as informações desejadas.
Caso verifique lançamentos no extrato ainda não registrados no NEXT Finance, importe as transações, que, posteriormente deverão ser classificadas diretamente na conta corrente do NEXT Finance. Selecione os registros a serem importados e clique em "Lançar".
Após o lançamento, uma nova marcação indicará que a transação será importada.
O botão "Finalizar" será habilitado assim que todos os registros do extrato forem tratados, ou seja, associados ou lançados.
Clique no botão "Finalizar", para concluir o processo de conciliação bancária. O NEXT Finance processará a informação e te redirecionará para a conta corrente conciliada, para as devidas classificações das transações importadas do extrato.
Os lançamentos conciliados ficarão marcados como conferidos, com o sÃmbolo de "check" em azul. Os lançamentos conciliados manualmente, apresentarão este sÃmbolo com a cor laranja. Transações ainda não classificadas serão destacadas com o fundo amarelo claro, para facilitar a localização e devida classificação.
Algumas observações importantes:
Sugerimos que a conciliação seja realizada periodicamente, se possÃvel, diariamente.
Caso tenha um perÃodo muito longo para conciliar, o ideal é dividir o processo em vários perÃodos menores (mais ou menos de 10 dias cada), efetuando a conciliação sempre em ordem cronológica, primeiro o mais antigo para depois conciliar o arquivo mais recente.
Caso existam transações na conta corrente do NEXT Finance, dentro do perÃodo conciliado, não identificados no extrato do banco, o sistema os reprogramará para a data atual atualmente, já que a funcionalidade interpreta que o valor ainda não foi movimentado (compensado) na conta corrente.
Antes de realizar a primeira conciliação, marque, na conta corrente, os lançamentos anteriores ao perÃodo a ser conciliado como "conciliados", para que o sistema entenda que o perÃodo anterior já foi conferido.
Alguns bancos permitem exportar também as transações programadas e agendamentos futuros no extrato bancário. Assim, ao exportar o arquivo OFX no Internet Banking, desmarque (se houver) a opção de considerar lançamentos futuros, para que somente as movimentações já ocorridas sejam exportadas.
Percebeu como é fácil conferir e validar suas movimentações? Comece já a simplificar sua gestão financeira!
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Créditos:
Imagens de acervo particular e Freepik