Propaganda-fluxo-de-caixa.png
  • Débora Prota

Por que classificar as transações financeiras de sua empresa?



Você conhece com precisão a origem do dinheiro de sua empresa e como estes recursos foram utilizados e aplicados? Já pensou nos gargalos, pelos quais o dinheiro é desperdiçado? Conhece a sua receita fixa mensal? E o custo operacional de sua empresa? Sabe o valor das despesas fixas, que se repetem mensalmente? Conhece os gastos prioritários, essenciais e os supérfluos? Conseguiria detectar, com facilidade, onde está o problema, caso tenha um gasto excessivo em determinado mês ou período? Consegue prever os recebimentos e pagamentos futuros, por categoria, baseando-se no histórico das transações?


Se respondeu 'Sim' a todas estas perguntas, provavelmente já entende a importância da classificação de todas todas as movimentações financeiras. E, melhor, coloca em prática este conhecimento, classificando e analisando suas transações!


A tarefa fica mais fácil quando podemos recorrer à tecnologia, em especial um software de gestão financeira, como o NEXT Finance (em nuvem) ou o Finance V20 (desktop), que permite classificar e analisar as transações por plano de contas (tipos ou categorias de despesas e receitas) e centros de custos ou resultados (caso seja relevante para o seu tipo de negócio).


O primeiro passo para organizar as finanças é a definição das classificações para as transações, isto é, a construção de um Plano de Contas. Assim, após a classificação, será possível analisar as movimentações financeiras e responder a todas as perguntas que fizemos no início deste artigo.


Para tanto, vamos entender melhor este conceito:


O que é Plano de Contas Gerencial?


O plano de contas é o cadastro estruturado de todos os tipos (também chamados de categorias) de receitas (entradas) e despesas (desembolsos), para posterior classificação de suas transações.


Para o controle financeiro, precisamos definir um plano de contas gerencial e não contábil (patrimonial), considerando que:


  • Despesas são todos os tipos de desembolsos, custos, perdas, pagamentos e também tudo aquilo que deixo de receber, como, por exemplo, um imposto retido de um faturamento ou uma taxa de comissão de venda em cartão de crédito.

  • Receitas são todos os tipos de recebimentos, entradas e tudo o que deixo de pagar ao quitar a compra, como um imposto retido de um fornecedor ou colaborador, um desconto recebido por antecipação de pagamento.


Para que tenhamos análises consistentes e facilidade em identificar nossas fontes de receitas e destinos do dinheiro, o plano de contas precisa ser adequado ao tipo de negócio, permitindo a classificação de todas as movimentações financeiras, isto é, o plano de contas gerencial deve ser o mais abrangente possível para a realidade da empresa.


Os tipos de despesas e receitas podem ser agrupados por semelhança e estruturados em árvore, isto é, podemos criar subdivisões dos tipos, de acordo com a necessidade. Aproveitando conceitos da contabilidade, estamos falando dos tipos analíticos (utilizados para a classificação dos lançamentos) e sintéticos (que totalizam os seus subtipos), oferecendo uma visão consolidada.


Veja no exemplo abaixo, uma amostra de estrutura com tipos e subtipos de despesas:


Considerando a estrutura acima, ao classificarmos um lançamento de R$ 300,00 com o tipo 'Telefonia Fixa' e outro, de R$ 500,00, como 'Telefonia Móvel', o controle (por um sistema ou em planilhas) já deve indicar um total de R$ 800,00 em 'Telefonia', pois 'Telefonia Fixa' e 'Telefonia Móvel' são subdivisões de 'Telefonia'. Esta possibilidade de estruturar o plano de contas em árvore oferece ao gestor informações valiosas para a tomada de decisão, como o "Custo operacional" da empresa, se este for um tipo definido no plano de contas.


Podemos afirmar que um plano de contas bem estruturado é o grande segredo da gestão financeira. É o plano de contas adequado e a classificação correta dos lançamentos que permitem avaliarmos de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Assim, conhecer os tipos de despesas e receitas de seu negócio é o ponto de partida para a organização e controle das finanças.


Como definir um Plano de Contas adequado?


Alguns softwares, como o Finance, já oferecem modelos prontos de Plano de Contas, que precisam apenas de algumas adaptações para a realidade de cada negócio. Mas, se desejar criar as suas próprias classificações, sem recorrer a padrões, podemos dar algumas dicas:


1. Anote todos os tipos de gastos que você possui. Seguem exemplos:


2. Liste todas as suas fontes de receitas. Veja alguns exemplos:


3. Organize os tipos de despesas e receitas, agrupando-os por suas semelhanças, tais como: Operacionais e Não Operacionais; Fixas e Variáveis; Diretas e Indiretas e outros, conforme sua demanda. Lembre-se que essa estrutura será muito importante, quando da realização de análises.


4. Levante as notas fiscais registradas (recebidas e emitidas), bem como todas as entradas e saídas de seu extrato bancário, de um determinado período recente, de um a três meses.


5. Verifique se todas as transações financeiras realizadas no período podem ser classificadas adequadamente, considerando os tipos listados e organizados anteriormente.


6. Caso todos os lançamentos possam ser classificados, parabéns! Você conseguiu criar um plano de contas adequado à sua realidade. Em caso negativo, adicione as classificações necessárias, até que contemple todas as transações. Lembre-se também das transações que ocorrem anualmente, como alguns impostos (IPTU, IPVA) e contribuições obrigatórias (entidades de classe).


Dicas adicionais:


- Sugerimos que evite termos muito genéricos, como “Outros” ou “Diversos”, já que este tipo de classificação não permite identificar a real natureza da transação.


- Evite, também, nomes próprios de empresas ou pessoas físicas, já que o objetivo é determinar o que é a receita ou despesa e não de quem recebeu o dinheiro ou para quem fez o pagamento.


- Após o início dos lançamentos e classificações, evite grandes alterações no seu plano de contas, para que não se perca a referência histórica.


A validação final do plano de contas ocorrerá após a classificação das transações por um período que permita a análise consolidada com valores movimentados em cada tipo de receita ou despesa. Assim, poderá verificar se as informações e os resultados apresentados são relevantes para o seu negócio ou se será necessário algum ajuste e melhoria.


Enfim, por que classificar as transações financeiras?


O principal motivo para a classificação das movimentações financeiras é a possibilidade de analisar os dados e obter informações estratégicas para a tomada de decisões na gestão.


Assim, é possível conhecer a distribuição de valores consolidados entre tipos de receitas e despesas, validando as despesas que representam parcelas maiores de recursos, a melhor a alocação do dinheiro e a possível dependência de apenas uma fonte de receita, por exemplo.


Veja o exemplo abaixo de uma Análise de Plano de Contas extraída facilmente no NEXT Finance e as informações estratégicas que poderemos obter, quando os lançamentos são corretamente classificados:



Simplifique a gestão financeira de seu negócio:


Facilite a classificação das transações e automatize suas análises financeiras, com o Finance V20 ou o NEXT Finance.


Saiba mais sobre as nossas soluções, entenda como ganhar produtividade em seus processos e inteligência para seu negócio:



Cadastre-se aqui para solicitar seu cupom de desconto. Você vai se surpreender!


Parabéns aos empreendedores que constroem o futuro do Brasil hoje!


Gostou do conteúdo? Curta, compartilhe com os amigos e leia todos os nossos posts no Blog.


Veja também:


[GESTÃO 4.0] 5 dicas para você empreender com sucesso!


[GESTÃO 4.0] Como liderar pessoas para alcançar resultados?


[GESTÃO 4.0] Seu cliente está feliz com a sua empresa?


[2a. INVEST] Os influenciadores digitas e os investimentos: conheça os Top 10!


[2a. INVEST] Já pensou em investir no estrangeiro?


[FINANCE STRATEGY] Onde investir em Outubro/2022



12 visualizações0 comentário

Posts recentes

Ver tudo