Débora Prota
- 21 de out. de 2022
- 5 min para ler

Por que classificar as transações financeiras de sua empresa?

Você conhece com precisão a origem do dinheiro de sua empresa e como estes recursos foram utilizados e aplicados? Já pensou nos gargalos, pelos quais o dinheiro é desperdiçado? Conhece a sua receita fixa mensal? E o custo operacional de sua empresa? Sabe o valor das despesas fixas, que se repetem mensalmente? Conhece os gastos prioritários, essenciais e os supérfluos? Conseguiria detectar, com facilidade, onde está o problema, caso tenha um gasto excessivo em determinado mês ou período? Consegue prever os recebimentos e pagamentos futuros, por categoria, baseando-se no histórico das transações?

Se respondeu 'Sim' a todas estas perguntas, provavelmente já entende a importância da classificação de todas todas as movimentações financeiras. E, melhor, coloca em prática este conhecimento, classificando e analisando suas transações!

A tarefa fica mais fácil quando podemos recorrer à tecnologia, em especial um software de gestão financeira, como o NEXT Finance (em nuvem) ou o Finance V20 (desktop), que permite classificar e analisar as transações por plano de contas (tipos ou categorias de despesas e receitas) e centros de custos ou resultados (caso seja relevante para o seu tipo de negócio).

O primeiro passo para organizar as finanças é a definição das classificações para as transações, isto é, a construção de um Plano de Contas. Assim, após a classificação, será possível analisar as movimentações financeiras e responder a todas as perguntas que fizemos no início deste artigo.

Para tanto, vamos entender melhor este conceito:

O que é Plano de Contas Gerencial?

O plano de contas é o cadastro estruturado de todos os tipos (também chamados de categorias) de receitas (entradas) e despesas (desembolsos), para posterior classificação de suas transações.

Para o controle financeiro, precisamos definir um plano de contas gerencial e não contábil (patrimonial), considerando que:

Despesas são todos os tipos de desembolsos, custos, perdas, pagamentos e também tudo aquilo que deixo de receber, como, por exemplo, um imposto retido de um faturamento ou uma taxa de comissão de venda em cartão de crédito.
Receitas são todos os tipos de recebimentos, entradas e tudo o que deixo de pagar ao quitar a compra, como um imposto retido de um fornecedor ou colaborador, um desconto recebido por antecipação de pagamento.

Para que tenhamos análises consistentes e facilidade em identificar nossas fontes de receitas e destinos do dinheiro, o plano de contas precisa ser adequado ao tipo de negócio, permitindo a classificação de todas as movimentações financeiras, isto é, o plano de contas gerencial deve ser o mais abrangente possível para a realidade da empresa.

Os tipos de despesas e receitas podem ser agrupados por semelhança e estruturados em árvore, isto é, podemos criar subdivisões dos tipos, de acordo com a necessidade. Aproveitando conceitos da contabilidade, estamos falando dos tipos analíticos (utilizados para a classificação dos lançamentos) e sintéticos (que totalizam os seus subtipos), oferecendo uma visão consolidada.

Veja no exemplo abaixo, uma amostra de estrutura com tipos e subtipos de despesas:

Considerando a estrutura acima, ao classificarmos um lançamento de R$ 300,00 com o tipo 'Telefonia Fixa' e outro, de R$ 500,00, como 'Telefonia Móvel', o controle (por um sistema ou em planilhas) já deve indicar um total de R$ 800,00 em 'Telefonia', pois 'Telefonia Fixa' e 'Telefonia Móvel' são subdivisões de 'Telefonia'. Esta possibilidade de estruturar o plano de contas em árvore oferece ao gestor informações valiosas para a tomada de decisão, como o "Custo operacional" da empresa, se este for um tipo definido no plano de contas.

Podemos afirmar que um plano de contas bem estruturado é o grande segredo da gestão financeira. É o plano de contas adequado e a classificação correta dos lançamentos que permitem avaliarmos de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Assim, conhecer os tipos de despesas e receitas de seu negócio é o ponto de partida para a organização e controle das finanças.

Como definir um Plano de Contas adequado?

Alguns softwares, como o Finance, já oferecem modelos prontos de Plano de Contas, que precisam apenas de algumas adaptações para a realidade de cada negócio. Mas, se desejar criar as suas próprias classificações, sem recorrer a padrões, podemos dar algumas dicas:

1. Anote todos os tipos de gastos que você possui. Seguem exemplos:

2. Liste todas as suas fontes de receitas. Veja alguns exemplos:

3. Organize os tipos de despesas e receitas, agrupando-os por suas semelhanças, tais como: Operacionais e Não Operacionais; Fixas e Variáveis; Diretas e Indiretas e outros, conforme sua demanda. Lembre-se que essa estrutura será muito importante, quando da realização de análises.

4. Levante as notas fiscais registradas (recebidas e emitidas), bem como todas as entradas e saídas de seu extrato bancário, de um determinado período recente, de um a três meses.

5. Verifique se todas as transações financeiras realizadas no período podem ser classificadas adequadamente, considerando os tipos listados e organizados anteriormente.

6. Caso todos os lançamentos possam ser classificados, parabéns! Você conseguiu criar um plano de contas adequado à sua realidade. Em caso negativo, adicione as classificações necessárias, até que contemple todas as transações. Lembre-se também das transações que ocorrem anualmente, como alguns impostos (IPTU, IPVA) e contribuições obrigatórias (entidades de classe).

Dicas adicionais:

- Sugerimos que evite termos muito genéricos, como “Outros” ou “Diversos”, já que este tipo de classificação não permite identificar a real natureza da transação.

- Evite, também, nomes próprios de empresas ou pessoas físicas, já que o objetivo é determinar o que é a receita ou despesa e não de quem recebeu o dinheiro ou para quem fez o pagamento.

- Após o início dos lançamentos e classificações, evite grandes alterações no seu plano de contas, para que não se perca a referência histórica.

A validação final do plano de contas ocorrerá após a classificação das transações por um período que permita a análise consolidada com valores movimentados em cada tipo de receita ou despesa. Assim, poderá verificar se as informações e os resultados apresentados são relevantes para o seu negócio ou se será necessário algum ajuste e melhoria.

Enfim, por que classificar as transações financeiras?

O principal motivo para a classificação das movimentações financeiras é a possibilidade de analisar os dados e obter informações estratégicas para a tomada de decisões na gestão.

Assim, é possível conhecer a distribuição de valores consolidados entre tipos de receitas e despesas, validando as despesas que representam parcelas maiores de recursos, a melhor a alocação do dinheiro e a possível dependência de apenas uma fonte de receita, por exemplo.

Veja o exemplo abaixo de uma Análise de Plano de Contas extraída facilmente no NEXT Finance e as informações estratégicas que poderemos obter, quando os lançamentos são corretamente classificados: