Débora Prota
- 17 de ago. de 2022
- 5 min para ler

Orçamento: Pilar do Planejamento Financeiro das Empresas

Atualizado: 1 de set. de 2022

Você sabe o que diferencia as empresas bem sucedidas das que não resistem por muitos anos no mercado? Certamente, as organizações com maior longevidade e melhores resultados buscam a melhoria contínua, para inovar e se adaptar às constantes mudanças.

Para tanto, os gestores geralmente recorrem ao PDCA, do inglês Plan - Do - Check - Act ou Adjust, traduzindo para o português, Planejar - Desenvolver - Conferir ou Checar - Agir ou Ajustar. Este é um método iterativo de gestão, utilizado justamente para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. E o ciclo é sempre iniciado com o P do Planejamento, etapa muitas vezes esquecida pelas empresas brasileiras.

Dizem que nós, ocidentais, gastamos 20% de nosso tempo para o planejamento e 80%, na execução, o que gera vários problemas de qualidade, desperdícios e falhas nas operações. Os orientais, por sua vez, fazem exatamente o inverso, isto é, investem 80% do tempo para o planejamento, obtendo maior produtividade, qualidade e menores perdas e desperdícios. Por este motivo, as empresas japonesas se tornaram referência para a gestão de excelência e qualidade total.

Planejar é criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo, é estabelecer metas, processos fundamentais e estratégias, para garantir os resultados, conforme o que se espera atingir. O planejamento estratégico abrange todas as áreas essenciais da empresa, os processos-chave para o pleno funcionamento das suas atividades.

No caso da gestão financeira, um dos pilares do planejamento é o Orçamento Financeiro. Quanto mais acertado o orçamento, melhor instrumento será para definição das estratégias e tomadas de decisões assertivas.

E o que é orçamento financeiro?

Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração para determinado período. É a previsão de recebimentos e pagamentos, sempre alinhado com o planejamento estratégico global e os objetivos da instituição.

Um orçamento financeiro empresarial define os valores previstos de receitas e despesas, em períodos futuros, por unidade de tempo, geralmente, por mês. Você pode estar se perguntando, como prever estes valores? Será que é só informar os valores que gostaria? Não é bem assim...

A elaboração do orçamento deve estar alinhada ao planejamento estratégico global, como citamos antes. Isto é, consideramos os objetivos, metas, estratégias e ações definidas para toda a empresa, além do histórico financeiro e pressupostos passados, para que possamos chegar aos valores mais próximos da realidade.

Na prática, sugerimos começar com a previsão de receitas, o faturamento desejado ou provável, definido no planejamento estratégico, tendo em vista o mercado, a capacidade de produção, a estrutura da empresa, os preços praticados e as ações programadas para vendas. A partir desta definição, é possível calcular os custos e despesas variáveis, aqueles que são proporcionais às receitas, apresentando uma relação direta, como os insumos para produção, produtos para revenda ou recursos necessários para a prestação de serviços, impostos sobre faturamento, custos de vendas e até mesmo os salários da equipe diretamente alocada na atividade principal da empresa.

Os custos e despesas fixas, que não variam com o faturamento, podem ser calculados com base em dados históricos. Conseguimos conhecer, por exemplo, quais foram nossos gastos, nos últimos meses, com telefonia, Internet, salários, contabilidade, materiais de escritório e de limpeza, equipamentos, software para gestão etc. Outro ponto de atenção é a remuneração dos empreendedores, o pró-labore, já que o custo de oportunidade deve ser considerado para se manter uma empresa.

As ações previstas no planejamento estratégico também devem estar refletidas no orçamento. Por exemplo, está planejado uma ampliação da linha de produção ou inclusão de um novo produto no portfólio, para aumentarmos o faturamento da empresa, então precisamos incluir os valores previstos a serem investidos, considerando os respectivos meses de desembolso.

Para te ajudar a definir o orçamento financeiro de sua empresa, veja o diagrama abaixo, que apresenta os principais tipos de receitas e gastos, mais comuns nas empresas:

A definição do orçamento permite também prever os resultados financeiros da operação, ou seja, a diferença entre as receitas e os gastos da empresa e quanto "sobrará" ao final de cada mês. Se tudo ocorrer como previsto e desejado, o resultado positivo ficará no caixa e poderá ser reinvestido no negócio, alocado para cobrir o capital de giro, aplicado para gerar novos rendimentos financeiros e, até mesmo, parcialmente retirado ou distribuído, como participação nos lucros.

Para exemplificar, veja o orçamento financeiro sintético, para os próximos meses, que pode ser definido, no sistema NEXT Finance:

Pronto! O orçamento foi definido... E agora? O que fazer?

O planejamento é apenas o primeiro passo do ciclo PDCA. Afinal, além de termos um orçamento financeiro, devemos utilizar os números para desenvolver, checar e agir ou ajustar.

Todos os demais processos financeiros devem ter como premissa este orçamento definido. Assim, ao desenvolver as atividades, devemos verificar no orçamento se há verba prevista para os pagamentos a serem efetuados. Ao final de cada mês, devemos checar se o planejamento está se concretizando, comparando os valores orçados e realizados no período. Em caso de grandes desvios, precisaremos agir para corrigir os problemas, rever as estratégias planejadas e, até mesmo, ajustar o orçamento para o novo contexto de mercado. O planejamento é revisado e o ciclo se repete.

Como um conhecido ditado popular já diz: "Não adianta chorar sobre o leite derramado”. Isto é, preocupar-se com os prejuízos, após o fato consumado, gerará ainda mais dificuldades em sua gestão e o custo de emergência será maior: juros altos, multas por atrasos, perca de confiabilidade etc.

Analise sempre o Orçado X Realizado

Como vimos, é sempre melhor prevenir do que remediar, então, quanto antes detectarmos um desvio do planejamento, mais rápido conseguiremos repensar as estratégias, para retomar o rumo esperado.

O gestor precisa ser ágil para responder às mudanças e adversidades, que ocorrem frequentemente, em um mercado dinâmico como o que atuamos.

Uma ferramenta muito eficiente para detectar desvios de planejamento é a análise Orçado X Realizado, em que conseguimos comparar os valores previstos no orçamento financeiro com as transações ocorridas. Os valores previstos podem ser considerados como metas de faturamento, de despesa, de custo.

A análise Orçado X Realizado permitirá avaliar o desempenho global da empresa, assim como pode embasar a tomada de decisão de compra de algum artigo se estiver dentro previsto ou, até mesmo, a negociação com fornecedores.

É comum não acertarmos todo o orçamento, porque imprevistos podem ocorrer. Por este motivo, se tornam importantes as revisões periódicas e contínuas de planejamento, para os devidos ajustes. E os grandes desvios podem ser identificados como alertas para algum problema pontual a ser tratado.

Como exemplo, imagine a situação: O orçamento, há a previsão de gasto de R$ 200,00 por mês, com água potável na empresa, mas a conta do mês passado apresentou um valor muito superior a esta média histórica. É possível que tenha algum vazamento na estrutura da empresa, o que deve ser resolvido com urgência, certo?

Veja as informações valiosas apresentadas em uma análise Orçado X Realizado, extraída do NEXT Finance:

No período avaliado, a empresa ainda está bem longe de sua meta de receitas, mas seus gastos também estão bem abaixo do valor previsto no orçamento.

Para encerrar, reforçamos aqui uma dica que demos no último artigo publicado da [4ª DA GESTÃO], para melhorar a saúde financeira empresarial:

"Tenha um ótimo planejamento financeiro: defina um orçamento financeiro, conheça suas previsões de receita, custos e despesas fixos e variáveis, considere imprevistos."

Isso fará a diferença para seu sucesso ao empreender!